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コロナ禍のさなか、オフィスへ出勤しないで遠隔で業務を行うテレワークが奨励されました。平常時でもオフィス外で業務対応する機会が多い仕事をされている方にとって、外部からファイル・情報共有できる仕組みは必須のITインフラと言っても良いでしょう。 こうしたニーズに対し、Microsoftは「SharePoint Online」というファイル・情報共有サービスをビジネスユーザー向けに提供。このサービスは基本的に「Microsoft 365」法人向けプランに含まれています。

これはどういったサービスで、どのような使い方ができるか、そして導入した際のメリットについて説明してみましょう。

「SharePoint Online」にはクラウド上で作動しているサーバー機能があり、自社のメンバーの間でのファイルの保管、共有できます。ネットが繋がる場所からどんなデバイスからでもファイルへのアクセスが可能です。PCだけでなく、スマートフォンにアプリを入れることで利用出来ますから、出先からファイルを確認するのも簡単にできます。 ファイルを使用する利用者にアクセス権を付与すれば共有ができるようになります。

同じファイルを数人で覗き込みながら打ち合わせを行う機会もあると思いますが、「SharePoint Online」ならクラウド上でファイルのデータが保管されており、自社のメンバーでファイルを同時に編集することもできます。しかも、シンクロ速度が速いため、安定した業務が期待できます。 また自社のメンバーで内容を確認しながら、仕事を進める際は、同一画面で使えるチャット機能が利用できます。

一方、「SharePoint Online」には「One Drive」というオンラインストレージサービスがバンドルされています。どちらもネット上でのファイル保存ができ、自分以外のユーザーとのファイル共有、同時編集などができます。しかし、「One Drive」は個人のファイルを保存するためのものとして考案されており、いわば自分だけが使いたいファイルを「手元のハードディスクに置いておく」のではなく、これを「クラウド上のサーバーに置いておく」といった使い方が想定されています。

もちろん「One Drive」にあるファイルを他人と共有することも可能ですが、あくまで特定した共有先との間でしかシェアできません。 したがって、ひとつの職場内でメンバーを組んでファイル保存や共有などを行いたい場合には、「SharePoint Online」の使用をおすすめします。